Seringkali pesan email harus dibaca dalam window ber-scrollbar. Meskipun dibantu scrollbar, dalam window paragraf yang panjang sulit ditelusuri. Jika mungkin, pecah tiap paragraf menjadi hanya beberapa kalimat panjangnya.
Kebanyakan program yang dipakai untuk membaca email tidak secara otomatis melipat baris-baris panjang. Ini berarti, jika terdapat perbedaan cara melipat antara program Anda dan orang lain, di layar orang lain mungkin pesan akan muncul seperti ini:
Harga suku cadang Cobra sudah saya peroleh; kalau jenis thrombelemeister-nya sudah dipilih, akan segera saya kerjakan. Bagaimana, sudah bicara belum dengan orang-orang Termo, apa ingin langsung dengan thrombo yang tangan kiri atau hendak menunggu yang tangan kanan dulu?
Di samping itu, pengkodean "quoted-printable" ikut menambah runyam masalah panjang baris. Jika suatu baris lebih panjang daripada 76 karakter [dan setting panjang baris adalah 75 karakter], baris tersebut akan dipotong setelah karakter ke-75 sehingga di ujung baris akan tertinggal tanda sama dengan. Mereka yang programnya mengenali quoted-printable barangkali akan melihat baris-baris yang telah diperbaiki secara otomatis, sementara yang lain melihat pesan seperti:
Harga suku cadang Cobra sudah saya peroleh; sesudah jenis thrombelemeister-n= ya dipilih, akan segera saya kerjakan. Bagaimana, apakah kamu sudah bicara d= engan orang-orang Termo, apa mereka ingin langsung dengan thrombo yang tanga= n kiri atau hendak menunggu yang tangan kanan dulu?
Bahkan ada program email yang menghapus sisa baris setelah karakter ke-80. [Hati-hati dengan program semacam ini.]
Karena itu usahakan baris-baris email lebih pendek dari 70 karakter. Kenapa 70, kenapa tidak 76 misalnya? Agar ada sedikit ruang untuk indentasi atau tanda kutip seandainya teman Anda perlu mengutip pesan tersebut di jawaban mereka.
Anda mungkin ingat ketika di sekolah sering disuruh guru untuk menulis karangan sepanjang 20 halaman, dan jika karangan terlalu pendek, nilai Anda dikurangi. Cara latihan ini tidak sesuai untuk email. Tulis email yang singkat. Jika orang lain membutuhkan informasi tambahan, mereka tentu bisa bertanya balik. (Ingat juga bahwa sebagian orang harus membayar biaya per kilobyte dan/atau memiliki batas penyimpanan email di disk!)
Jika mengirim laporan kepada banyak orang barulah mungkin Anda perlu menulis lebih rinci, agar tidak dibanjiri pertanyaan dari setiap orang yang termasuk dalam daftar penerima. (Sebelumnya Anda tentu mempertimbangkan dulu siapa-siapa yang perlu dikirimi email tersebut dan masuk daftar penerima).
Semakin sedikit orang yang dikirimi, panjang pesan semakin pendek. Buku yang dibaca ribuan orang panjangnya puluhan ribu kata. Pidato di depan khalayak banyak panjangnya ribuan kata. Tapi jika di pesta ada orang yang sekali berucap mengeluarkan lebih dari seratus kata, Anda akan segera pergi dari hadapannya.
Saya selalu menjaga agar seluruh tulisan muat dalam satu "halaman". Ini umumnya berarti tidak lebih dari 25 baris teks. (Artinya naskah ini TERLALU panjang untuk dimuat menjadi email...)
Jaga agar semua tetap singkat. Buat baris-baris yang singkat, paragraf yang singkat, dan tulisan yang singkat.
Lanjut ke Intonasi
Kaitlin Duck
Sherwood <http://www.webfoot.com/ducky.home.html?Estyle>
Terjemahan Steven Haryanto <steven@haryan.to>
Versi pertama terjemahan 5 Jan 1999.
Sedikit perbaikan 16 Jan 1999 dan 24 Jan 1999.
Update dan perbaikan terjemahan 19 Mei 2001.