Panduan Menulis Email yang Efektif

Format


Untuk mekanisme transmisi surat elektronik telah ada standar-standar yang ketat, tapi dalam membaca email terdapat berbagai jenis program yang berbeda. Ada kemungkinan cukup besar pesan yang dikirimkan akan nampak berbeda saat ditampilkan di layar penerima. Karena itu kita perlu berhati-hati dalam menyajikan tulisan. Di bagian berikut dibahas masalah-masalah yang mungkin timbul karena perbedaan program, dan ditunjukkan cara menghindarinya.

Tulisan Berhias

Sebagian program pembaca email hanya dapat mengerti tulisan polos. Huruf miring, cetak tebal, dan pergantian warna akan muncul sebagai karakter kontrol. Anda bisa saja mengirimkan tulisan seperti di bawah:

Hi! Eh, aku suka banget sama presentasi kamu ke Jack tadi pagi. Hebat!

tapi jika formatnya tidak dimengerti program si penerima, pesan tersebut mungkin tercetak seperti ini:

        Hi! Eh, aku <I>suka banget</I> sama presentasi kamu 
        ke Jack tadi pagi. <B>Hebat!</B>

Dokumen web terutama sulit dibaca oleh program email lama. Jadi, jika Anda mempunyai pilihan mengirim email dalam bentuk HTML di samping teks polos, pertimbangkan apakah penerima Anda akan dapat membacanya.

Set Karakter Perluasan (Extended Character Sets)

Zaman dahulu kala, tahun 1982, saat spesifikasi email dalam tahap penulisan, diambil keputusan untuk mengkodekan email sedemikian rupa sehingga hanya 128 jenis karakter berbeda - huruf, angka, tanda baca, dsb - yang dapat dipertukarkan dari satu komputer ke komputer lain. Pengkodean ini memungkinkan ditaruhnya kode untuk koreksi kesalahan - yang penting dilakukan jika komputer berkomunikasi dengan yang lain melalui modem.

Tapi sekarang keadaan Net sudah berbeda. Karakter seperti ä, ç, and Ø bagi banyak pemakai email kini banyak diperlukan. Karenanya ada cara mengkodekan data yang dapat mewakili 256 karakter berbeda, yaitu yang disebut "quoted-printable".

Sayangnya, di tingkat transportasi email tetap terbatas pada 128 karakter berbeda, sehingga email dikonversi dulu ke set 128 karakter sebelum dikirimkan, kemudian (jika tidak ada masalah) akan dikonversi balik setelah sampai di tujuan. Jika program penerima email tidak mengerti "quoted-printable", karakter-karakter perluasan tersebut muncul sebagai tanda sama dengan dan kode dua huruf:

        Les Etats-Unis on accept=E9 vendredi que l'application de l'accord
        isra=E9lo-palestinien de Wy Plantation soit temporairement diff=E9r=E9e, ap=
        r=E8s
        un attentat =E0 la voiture pi=E9g=E9e de vendredi dans un march=E9 bond=E9 d=
        e
        J=E9rusalem-ouest, qui a fait deux morts et 24 bless=E9e.

Untuk apa kita pikirkan hal ini? Toh dalam bahasa kita tidak digunakan umlaut, misalnya. Hal ini penting diperhatikan karena ada karakter-karakter "khusus" yang akan kita jumpai, yang bukan bagian dari set karakter perluasan, tapi melalui beberapa program bisa Anda tambahkan ke dalam pesan email. Meskipun program penerima orang lain mengerti cara mengkonversi balik karakter tersebut, untuk komputer yang berbeda kodenya tidak sama. Misalnya, lambang merek dagang, lambang poin, dan kutip koma (curly quotes) semuanya karakter sah baik di Windows95 maupun di MacOS, tapi posisinya dalam set karakter tidak sama. Contoh, di Windows karakter nomor 241 adalah ñ, sementara di Mac karakter nomor 241 adalah Ò. Ini alasan lain untuk mempertimbangkan apakah program email orang lain mampu mengkonversinya.

Link Web

Beberapa jenis program pembaca email mengenali URL (Uniform Resource Locator, atau alamat internet) dalam tulisan dan "mengaktifkannya". Program tersebut membaca deretan karakter yang ditulis setelah http:// sebagai alamat web. Jadi, kalau ada URL di email Anda, jangan hapus http://-nya! Sejauh pengetahuan saya belum ada program email yang dapat mengenali www.webfoot.com saja, misalnya, sebagai URL.

Hati-hati juga meletakkan tanda baca - terutama titik - tepat setelah URL. Contoh, perhatikan pesan di bawah

        Hai - URL-nya http://www.webfoot.com/writings.html. Lihat
        dan beri komentar ya!

Program penerima email mungkin akan menganggap titik setelah URL tersebut bagian dari URL. Atau, seandainya program email tidak mengenali link, si pembaca mungkin melakukan cut-and-paste terlalu banyak (titik terambil). Kedua kemungkinan ini mungkin dapat berlanjut ke debat: si penerima akan bersikeras halaman web tadi tidak ada, sementara Anda bersikeras halaman tersebut ada. Spasi setelah URL saya akui memang kelihatannya jelek, tapi mengurangi kebingungan:

        Hai - URL-nya http://www.webfoot.com/writings.html . Lihat
        dan beri komentar ya!

Orang yang melakukan cut-and-paste bisa juga men-select terlalu sedikit [huruf el terluput]. Kebetulan file HTML bisa berakhir .htm maupun .html, jadi mereka mungkin tidak tahu kesalahan yang telah mereka perbuat. Agar betul-betul mudah di-cut-and-paste, URL sebisa mungkin saya letakkan dalam baris terpisah:

        Hai - URL-nya 
                http://www.webfoot.com/writings.html
        Lihat dan beri komentar ya!

Betul, titik setelah URL-nya kini hilang. Betul, secara tata bahasa hal ini salah. Tapi saya memilih demikian daripada harus menaruh titik di baris berikutnya! Kadang tata bahasa perlu sedikit dikorbankan untuk mempermudah cut-and-paste.

URL tertentu begitu panjang sampai-sampai terpisah di dua baris:

        Hai - URL-nya 
                http://www.webfoot.com/advice/translations/indonesian/email">http://www.webfoot.com/advice/translations/indonesian/email.
        formality.html
        Lihat dan beri komentar ya!

Jika program email penerima menghidupkan link, kemungkinan program tersebut tidak mampu menyadari bahwa formality.html ikut termasuk dalam sisa potongan URL.

        Hai - URL-nya 
                http://www.webfoot.com/advice/translations/indonesian/email.
formality.html         Lihat dan beri komentar ya!

Jika koresponden Anda cut dan paste, mungkin dia tidak melihat potongan terakhir tersebut. Yang bisa kita lakukan adalah menaruh kurung sudut mengapit URL. Beberapa (tapi tidak semua) program email akan mengenali bahwa apa yang di dalam kurung sudut itu satu kesatuan:

        Hai - URL-nya 
                <http://www.webfoot.com/advice/translations/indonesian/email.
formality.html
        Lihat dan beri komentar ya!

Tanda Baca dan Kutip

Aturan tata bahasa lain yang biasanya saya langgar adalah peletakan tanda baca. Menurut aturan Amerika [dan EYD] tanda baca diletakkan di dalam tanda kutip, misalnya dalam kalimat berikut:

        Bob berkata, "Aku cinta padamu."

Tentunya tidak masalah mengutip pembicaraan biasa seperti di atas, tapi masalah timbul saat hendak mengutip masukan komputer. Misalnya:

        Waktu keluar kotak password, ketik "smiley."

Apakah titik ikut diketikkan ke dalam kotak password atau tidak? Dalam kasus ini saya lebih memilih mengikuti aturan tata bahasa Inggris dan menulis

        Waktu keluar kotak password, ketik "smiley".

Sehingga jelas bahwa titik tidak ikut masuk ke dalam kotak password.

Dua gaya penulisan ini sebetulnya bisa saya ikuti berganti-ganti, tergantung apakah sesuatu yang dikutip dimaksudkan untuk diketik atau tidak, tapi demi konsistensi saya selalu memilih yang kedua, supaya jelas seandainya titik memang harus diketikkan ke dalam kotak password.

Jika Anda memilih menaati kaidah tata bahasa, susun ulang kalimatnya agar tidak ada tanda baca setelah tanda kutip:

        Waktu keluar kotak password, ketik "smiley" lalu tekan Enter.

atau jika ingin lebih jelas lagi:

        Waktu keluar kotak password, ketik
            smiley
        lalu tekan Enter.

Attachment

Sebagian program email mendukung "attachment", atau lampiran, di mana kita dapat memilih file mana yang hendak dikirim lewat email. Dengan attachment orang dapat bertukar segala macam format file. Gambar GIF, JPEG, dokumen Word, dokumen WordPerfect, file Photoshop, spreadsheet Excel, dan program yang dapat dijalankan - semuanya hanyalah sebagian dari jenis dokumen yang bisa dikirim.

Jika penerima memiliki program yang mampu menangani attachment, tentunya tidak masalah: attachment yang besar dapat dilihat belakangan. Tapi, jika program email tidak mengerti attachment dan Anda mengirimkan file bukan teks (dokumen Word, file biner, gambar, atau teks terkompresi), perlu diketahui bahwa yang Anda kirim itu akan kelihatan seperti tulisan berantakan, dan jumlahnya biasanya berhalaman-halaman.

Dan meskipun program teman Anda memahami attachment, tetap saja diperlukan program lain untuk membacanya [sesuai jenis dokumen di attachment]. Bandingkan dengan ini: orang bisa saja mengirimkan lewat pos dokumen apa saja kepada Anda. Tapi jika lalu Anda mengirimkan mikrofilm, kemungkinan mereka tidak dapat membacanya. Mengirimkan program pun belum tentu berguna bagi orang lain. Program Macintosh tidak dapat dijalankan di mesin bersistem operasi Windows. Program Windows95 tidak dapat berjalan di DOS.

Di samping itu, meskipun mampu menerima dan melihat attachment, jika teman Anda memiliki ruang disk kecil atau mengambil email lewat jalur telepon yang lambat (dan belum menggunakan protokol email yang lebih baru seperti IMAP), ia tidak akan senang saat Anda kirimi video berukuran 200MB, selucu apa pun video itu.

Untuk kebanyakan kasus, selalu lebih baik meng-upload dulu file ke Web lalu mengirim URL-nya kepada orang lain. Pun seandainya itu tak mungkin, tanyakan dulu lewat email apakah rekan Anda sanggup (dan mau!) menerima attachment yang besar dalam format yang ingin Anda kirimkan.

Ringkasan

Jika tidak mengetahui kesanggupan program penerima email milik rekan Anda, pilih cara yang aman.

Ingat juga bahwa tanda baca kurang cocok diletakkan di sebelah URL atau tanda kutip.


Kembali ke Daftar Isi
Kembali ke Konteks

Lanjut ke Tata Letak


Kaitlin Duck Sherwood <http://www.webfoot.com/ducky.home.html?Estyle>
Terj. Steven Haryanto <steven@haryan.to>
Versi pertama terjemahan 5 Jan 1999.
Sedikit perbaikan 24 Jan 1999. Menyebut IMAP.
Update dan perbaikan terjemahan 19 Mei 2001.