Version 1.0 deutsch
Dies ist die deutsche Übersetzung von Kaitlin Duck Sherwoods "A Beginner's Guide to Effective Email" (Rev. 2.0). Zum besseren Verständnis habe ich einige Formulierungen an die deutschen Sprachgewohnheiten angepaßt. Die englische Original-Version finden Sie hier. Bitte beachten Sie die die Copyright-Hinweise am Fuß dieses Dokuments!
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Thorsten Scheffner
Ich glaube fest daran, daß die elektronische Post (Email) einen großen Nutzen für private und berufliche Zwecke hat. Emails sind billiger und schneller als Briefe, weniger lästig als Telefonate und weniger aufdringlich als Faxe. Wenn man Emails verwendet spielt der Ort oder die Zeitzone, in der man sich befindet keine Rolle mehr.
Im übrigen führen Emails zu einer ausgeglicheneren Informationsstruktur (vgl. das Buch von Sproull and Kiesler's: Connections, MIT Press, 1993) Diese Vorteile führten dazu, daß weniger direkt und mehr über Email miteinander kommuniziert wird. Als ich 1984 (in einer Firma ohne Email) mit meiner Arbeit begann, hatte ich schätzungsweise zehn Besprechungen in der Woche sowie eine Präsentation im Monat und verbrachte die meiste Zeit in direkten Gesprächen mit Kollegen und Verkäufern. 1991 machte ich nur noch eine Präsentation im Vierteljahr, ein oder zwei Besprechungen im Monat und bekam etwa 30 Emails am Tag. Im meinem jetzigen Job (seit 1998), mache ich nur noch eine Präsentation im Jahr, zwei Meetings in der Woche und bekomme etwa 60 Emails am Tag.
Unglücklicherweise habe ich in den etwas mehr als zwanzig Jahren, in denen ich Emails nutze, eine große Zahl von Menschen kennengelernt, die Fehler im Umgang mit Emails machten, weil sie nicht verstanden hatten, ihre Kommunikationsgewohnheiten dem neuen Medium anzupassen. Um ihnen zu helfen, schrieb ich diesen Text. Es geht in diesem Text nicht darum, wie man Emails versendet - welchen Knopf man drücken muß oder wie man ein Photo anhängt. Diese Details sind von Programm zu Programm verschieden und werden von den Manualen besser erklärt. Mir geht es um den Inhalt von Emails: Wie kann ich das ausdrücken, was ich ausdrücken will.
Dieser Text hat aber nicht den Anspruch, die absolute Wahrheit zu verkünden. Es wird Menschen geben, die in einigen speziellen Punkten anderer Meinung sind. Wenn es aber nur eine richtige Antwort gebe, bräuchte man nicht diese Anleitung zu schreiben. Ich hoffe, daß diese Anleitung dazu beiträgt, Ihre Fähigkeiten im Umgang mit Emails und die Effektivität beim Schreiben zu steigern. Dann können sie schreiben und ihre eigene Persönlichkeit und Meinung ausdrücken.
Elektronische Kommunikation unterscheidet sich, aufgrund ihrer Geschwindigkeit und Verbreitung, grundlegend von der papierbasierten Kommunikation (Briefe oder Faxe). Da die Antwortgeschwindigkeit so groß ist, sind Emails - mehr als traditionelle Briefe - ein direktes Gespräch. Bei einem Papier-Dokument ist es sehr wichtig, daß alles absolut klar und unzweideutig ist, da der Empfänger oft nicht die Chance hat, nachzufragen. Bei Emails kann dagegen direkt gefragt werden.
Darüber hinaus neigt man in Emails dazu, ebenso wie in einer Unterhaltung, eine eher saloppe Sprache zu verwenden. Das ist nicht immer schlimm. Es macht wenig Sinn, stundenlang über einer Nachricht zu sitzen, die Rechtschreibung zu kontrollieren, elegant zu formulieren und eine einwandfreie Grammatik zu verwenden, wenn man nur seinem Kollegen mitteilen möchte, daß man zum Essen gehen will.
Wie auch immer: Ihr Gesprächspartner hat in der Regel auch keine Informationen, wie z.B. Kleidung, Ausdruck oder Dialekt, so daß er sich aufgrund Ihres Namens, Ihrer Adresse und - sehr wichtig - aufgrund Ihres Umgangs mit Sprache, von Ihnen ein Bild macht. Daher sollten Sie darauf achten, wann Sie salopp und wann Sie seriös seinen sollten. Emails geben, im Gegensatz zu einer Unterhaltung oder einem Telefonat, auch keine Informationen über Emotionen. Es fehlt die Modulation der Stimme, die Gesten und die gemeinsame Umgebung. Ihr Gesprächspartner kann keine Aussage darüber treffen, ob sie gerade ernst sind oder flunkern, ob sie glücklich oder traurig, frustriert oder enthusiastisch sind. Sarkasmus kann in Emails sogar sehr gefährlich sein.
Ein weiterer Unterschied zwischen Email und älteren Medien besteht darin, daß der Empfänger die Nachricht nicht unbedingt so empfängt, wie Sie sie erstellt haben. Ihre Stimmbänder erzeugen Töne, die grundsätzlich sowohl von Ihnen als auch von Ihren Gesprächspartnern gleich wahrgenommen werden. Das Papier, auf dem Sie eine Liebesbotschaft schreiben, ist das gleiche, das auch das Objekt Ihrer Begierde sieht. Bei Emails ist aber die Hard- und Software, die Sie und Ihr gegenüber für das Senden und Empfangen benutzen, oft vollkommen verschieden. Es kann also sein, daß Ihre Nachricht auf dem Bildschirm des Empfängers ganz anders aussieht. Daher sollten Ihre Emails anders sein als Ihre Briefe oder Ihre Sprache.
Als ich diesen Text zum ersten Mal schrieb, gab es wenige Informationsquellen über den Inhalt von Emails. Diejenigen, die sich mit den Inhalten von Email beschäftigten, äußerten sich nur äußerst sparsam über den Stil und gaben nur wenige Gründe dafür an, warum der Stil in Emails anders ist. Ich schrieb diese Anleitung, um diese Lücke zu schließen: um Ihnen zu sagen, wie man seine Nachricht dem neuen Medium anpasst.
Seit ich die erste Version dieser Anleitung geschrieben habe, fand ich einige andere Dokumente über Email, die mehr als nur die Funktionen des Programmes beschreiben. Daher gibt es nun eine kurze Bibliografie über Stil und Netiquette.
Weiter zu Zusammenhang
Sie können Kommentare zum Inhalt an Kaitlin senden, sie sollten dabei aber beachten, daß
Zur deutschen Version senden Sie die Kommentare bitte an Thorsten Scheffner. Neben den obigen drei Punkten gilt hier noch:
Die erste englische Version entstand am 10 Dezember 1994
Die erste deutsche Version entstand am 20. Mai 1999
Alle Rechte an diesem Email-Guide liegen bei Kaitlin Duck Sherwood. Eine Verwertung dieses Textes, insbesondere durch Vervielfältigen und/oder Verbreitung ist ohne vorherige Zustimmung von Kaitlin Sherwood unzulässig. Alle Rechte an der deutschen Übersetzung liegen bei Thorsten Scheffner.
